Сотрудники налоговой администрации отметили, что в случае если инспекция запросила подлинник документа, сделанного в бумажной форме, продемонстрировать вместо его электронный скан-образ недопустимо. Пускай даже он будет завизирован усиленными опытными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон (письмо ФНС Российской Федерации от 17 мая 2016 г. № АС-4-15/8657@). ФНС Российской Федерации настаивает: в случае приготовления документации на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за его оформление, лишь таковой экземпляр может быть признан подлинником.

В обоснование своей позиции налоговая служба привела стандарты бухгалтерского учета, имеющие ввиду под подлинником документа первый либо единичный его экземпляр (п. 3.1 Национального стандарта РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185). Она кроме того отметила, что деяния юрлиц, нацеленные на установление, изменение либо завершение прав гражданина и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153, ст. 161 ГК России).

Отметим, что первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (либо) в виде электронного документа, завизированного электронной подписью. , если законом либо контрактом предусмотрено представление первичного учетного документа иному лицу либо в государственный орган на бумажном носителе, а он существует лишь по электронным каналам связи, экономический субъект должен за свой счет создать копию такого документа на бумаге (ч. 5-6 ст. 9 закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").